Nowy automatyczny system raportowania, który rozwiązuje problemy małych firm

Kiedyś Excell wystarczał, dane Cię nie przerastały? Otrzymywałeś kilka maili, które mogłeś sprawdzić. Dziś, wraz z rozwojem firmy, musisz zweryfikować codziennie mnóstwo Excelli z raportami od swoich pracowników lub kierowników, przeanalizować raporty w kilku różnych aplikacjach. Na Twoją skrzynkę przychodzi kilkadziesiąt maili z różnych działów. Ilość danych jest tak duża, że przestajesz efektywnie nimi zarządzać?

Automatyczny system raportowania dla małej firmy?

Do tej pory myślałeś, że skoro prowadzisz małą firmę, to „tsunami danych” Cię nie dotyczy, to problem wyłącznie korporacji. Wbrew pozorom małe i średnie firmy gromadzą bardzo dużą ilość danych, których nie są w stanie uporządkować ręcznie, czy przy użyciu przestarzałych metod.

Jeśli właśnie teraz pomyślałeś: „w mojej firmie dzieje się dokładnie to samo”, to dobry moment, by rozważyć rozwiązanie w postaci centralnego systemu raportowania dla małej firmy.

Jakie problemy rozwiązuje centralny system raportowania?

1. Rozwiązujemy problem kontroli pracy pracowników i działów oraz dużej ilości danych dostarczanych w różnych formach i braku kontroli nad nimi.
2. Umożliwiamy aktualizowanie i pobieranie potrzebnych w określonym momencie danych z wielu różnych źródeł. Dane dostępne w czasie rzeczywistym, które są pozyskiwane w sposób zautomatyzowany, pozwalają być na bieżąco i redukować ryzyko błędu do minimum, które zawsze pojawia się przy ręcznym wyszukiwaniu i wprowadzaniu informacji.
3. Rozwiązujemy problem danych rozproszonych w wielu miejscach, których nie sposób kontrolować. Gromadzimy dane w jednym miejscu, by można było je łatwo analizować, porównywać różne okresy czasu.
4. Zamiast dużej liczby surowych danych otrzymujesz spójny wizualnie i zrozumiały raport, podany w przystępnej i czytelnej formie. Wizualizujemy dane w postaci wykresów, wskaźników, tabel, raportów.

Jak pracujemy

Zaczynamy od zebrania informacji o tym, jak aktualnie raportujesz w firmie, dlatego potrzebujemy przykładowych raportów z każdego działu raportowania lub od każdej osoby raportującej, niezależnie od tego, jak są obecnie generowane w firmie.

Jeżeli nie raportujesz — analizujemy działy, ich metody pracy oraz dane możliwe do zebrania w formie prostych formularzy lub automatów pobierających dane z aplikacji, na których pracują poszczególne zespoły lub pracownicy. Mogą to być: Excelle, raporty papierowe, aplikacje, w których pracuje zespół itp. Następnie omawiamy z zarządem, jakie problemy i nieścisłości generuje obecny system raportowania.

Budujemy MVP, czyli pierwszą użyteczną wersję, która pozwala nam na szczegółowe uzgodnienia już na rzeczywistych danych, w jaki sposób powinniśmy zbierać, przetwarzać, analizować i raportować dane, które są gromadzone w firmie.

Wdrażamy pełną wersję systemu raportowania wraz z panelami wskaźników dla zarządzających — ciągle współpracując i doskonaląc system.

Dbamy o rozwój i zmiany w systemie do zarządzania. Wspieramy, doradzamy, szukamy najprostszych rozwiązań.

Pomagamy również organizacjom i zespołom w przełamywaniu barier mentalnych poprzez pokazanie korzyści z raportowania dla samego pracownika oraz całej grupy.

Co konkretnie otrzymujesz

Otrzymujesz spójną, zarządzalną aplikację do raportowania danych, która w sposób spójny pozwala zbierać dane w całej organizacji.

Możesz importować dane z dowolnej aplikacji, wszędzie tam, gdzie powstają automatycznie i jest dostępne API.

Zyskujesz łatwy sposób kopiowania lub przenoszenia danych z aplikacji bez automatycznej wymiany danych — np. dane bankowe lub starsze aplikacje w firmie.

Masz do dyspozycji dashboard z danymi tabelarycznymi i graficznymi do szybkiego wglądu i analizy danych w czasie rzeczywistym.

Wykorzystane narzędzia

1. Aplikacja Kopiuj — Wklej. Łatwe przenoszenie danych np. z banków.
2. Import danych z programu Excel i arkuszy Google.
3. API do pobierania danych z aplikacji używanych w organizacji.
4. Proste w użyciu formularze do szybkiego raportowania przez pracowników.
5. Analiza danych tworzonych przy okazji używania narzędzi cyfrowych w organizacji.
6. Automatyczne raporty danych i błędów w danych zbieranych w organizacji.

Korzyści z wykorzystania centralnego systemu raportowania

Nie musisz być profesjonalnym analitykiem, by analizować dane swojej firmy. Nasze zautomatyzowane narzędzia do raportowania, dostarczą Ci wiedzę opartą o twarde dane, która pozwoli wprowadzać znaczące zmiany poparte konkretnymi argumentami i wyciągać wnioski na podstawie faktów.

Tak działa centralny system raportowania, dzięki któremu osiągniesz wiele korzyści:

1. Jeden spójny system raportowania w całej firmie, dostosowany do potrzeb Twojej organizacji i poszczególnych działów. Narzędzie, które firma wykorzystuje.
2. To uporządkowana baza danych firmy, które łatwo przetwarzać i porównywać np. z miesiąca na miesiąc.
3. Narzędzie do szybkiego i rzetelnego feedbacku dla poszczególnych działów i pracowników.
4. Wsparcie managerów w zarządzaniu własnymi działami.
5. Szybka wymiana danych między działami.
6. Automatyczne raportowanie błędów i nieścisłości w organizacji.

Ile to będzie kosztowało?

Cena ustalana jest indywidualnie, uzależniona jest od wielkości firmy. Przykładowo, przy organizacjach do 100 pracowników cena może wahać się od 5000 do 30 000 zł.

Czas wdrożenia — od 2 do 4 miesięcy.

Etapy wdrożenia systemu

1. Konsultacje wstępne: rozmowa z zarządem i managerami o celach systemu, problemach, wyzwaniach — od 1 do 2 godz. GRATIS.
2. Analiza obecnego systemu raportowania i aplikacji wykorzystywanych w firmie, które mogą posłużyć do zbierania danych. Koszt dla 50-osobowej firmy – 2000 zł.
3. Spotkanie z zarządem: omówienie obecnego systemu i propozycja budowy MVP systemu do raportowania — od 2 do 3 godz. GRATIS.
4. Budowa MVP — podstawowa wersja systemu obejmująca wybrane działy i podstawowe funkcje. Raportowanie 2 lub 3 działów, pobieranie danych do raportów z najważniejszych 2-3 aplikacji. Panel raportu z danymi i możliwością ich analizy. Koszt dla 50-osobowej firmy — od 3000 do 6000 zł (zależnie od ustaleń w pkt 3).
5. Spotkanie z zarządem, analiza MVP, sprecyzowanie sposobu działania i raportowania.
6. Wdrożenie systemu raportowania w całej firmie. Przybliżony koszt od 5000 do 20 000 zł.
7. Wsparcie zespołu w trakcie całego procesu, w formie warsztatów, w cenie 500 zł za 2 godz. warsztatów.

Jak skorzystać z oferty

Wypełnij formularz, w którym zadamy pytania:

• Podaj wielkość firmy — liczbę pracowników.
• Działy firmy.
• Jak odbywa się obecnie raportowanie.
• Jakie aplikacje są używane w firmie.
• Podaj dane kontaktowe.

Przykładowe prace dla wiodącego polskiego producenta

Klient w trakcie rozmów zainteresował się usprawnieniem systemu raportowania, ponieważ dane zbierane w firmie w praktyce były bezużyteczne – raporty wysyłano e-mailowo lub wprowadzano w tabele do Excella, zarząd musiał analizować poszczególne elementy, emaile, tabele itp . Bardzo trudno było porównać dane z sobą i wyciągać wnioski. Z systemu raportowania głównie korzystali pracownicy, wartość danych dla kierownictwa była niewielka.

W pierwszej kolejności przygotowaliśmy raport dotyczący całego systemu raportowania, w którym zebraliśmy poszczególne raporty, analizując ich treść i formę.

Kolejnym krokiem była propozycja MVP nowego systemu raportowania, czyli podstawowej wersji systemu. W ramach MVP powstała:

• Aplikacja do raportowania dla działów BOK i Galwanizerni — aplikacja działająca na podstawie formularzy z uporządkowanymi polami, dostępnymi dla poszczególnych użytkowników. Formularze są dostosowane do poszczególnych działów lub pracowników. Ich wypełnienie jest możliwe w trakcie pracy lub na koniec dnia, zależnie od potrzeb.
• System raportowania dla działu IT, oparty na danych z aplikacji Trello. Dane generowane w trakcie pracy w Trello są pobierane poprzez API i przekazywane do systemu raportowania.
• System raportowania oparty na panelach graficznych w wersji MVP, podzielonych na zakładki dla każdego działu. Dashboard prezentuje raporty zarówno w formie graficznej, jak i tabelarycznej oraz umożliwia analizę i porównanie raportów od poszczególnych pracowników i działów, a także dla określonych przedziałów czasowych.

W trakcie tworzenia MVP rozwiązane zostały problemy techniczne i sprecyzowane potrzeby zarządu i możliwości raportowania zespołu.
Dzięki takiemu rozwiązaniu pełna wersja pokrywa potrzeby całej firmy.

Klient otrzymał spójne dane
Szybkie analizy
Mniej czasu na raportowanie

Umów się na rozmowę»

Inwestycja w dobry system raportowania pozwoli Ci lepiej zrozumieć procesy stojące za pozyskiwaniem informacji, uzyskać lepszy wgląd w dane, co przełoży się na szybsze i skuteczniejsze decyzje biznesowe.